Steuer-Wissen: Arbeitszimmer im Homeoffice

Arbeitgeber lassen ihre Angestellten immer öfter von zu Hause arbeiten. Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft und insbesondere die derzeitige Corona-Pandemie haben diesen Trend deutlich beschleunigt. Viele Arbeitnehmer werden wohl auch nach Beendigung der Krise weiter aus dem Homeoffice heraus arbeiten. Nicht immer lassen sich dabei die Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer entstehen, auch im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen.

Grundsätzlich sind alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit steuerpflichtigen Einnahmen stehen, als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar. Das gebietet das verfassungsrechtlich geschützte sog. objektive Nettoprinzip (vgl. z. B. BVerfG-Entscheidung vom 9. Dezember 2008 2 BvL 1-2/07, 1-2/08). Der Gesetzgeber hat die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer aber explizit vom Abzug ausgenommen. Diese Einschränkung gilt seit dem Veranlagungszeitraum 1996. Hintergrund ist die große Missbrauchsanfälligkeit einer allgemeinen Abzugsvorschrift.

Ausnahmsweise dürfen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (bzw. einen häuslichen Telearbeitsplatz) sowie die Kosten der Ausstattung dennoch als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn dem Steuerpflichtigen für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. In diesem Fall sind die Aufwendungen bis zu 1.250 EUR im Kalenderjahr abziehbar. Bildet das häusliche Arbeitszimmer zudem den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Betätigung, gilt die Beschränkung der abziehbaren Aufwendungen der Höhe nach nicht. Die Aufwendungen sind dann in voller Höhe zu berücksichtigen. Der Höchstbetrag von 1.250 EUR ist ein personenbezogener Höchstbetrag (kein Pauschbetrag) und darf auch bei verschiedenen Tätigkeiten insgesamt nur einmal berücksichtigt werden. Das gilt auch bei mehreren Arbeitszimmern in verschiedenen Haushalten. Nutzen mehrere Steuerpflichtige dasselbe Arbeitszimmer, kann bei Vorliegen der o. g. Voraussetzungen, jeder Steuerpflichtige bis zu 1.250 EUR abziehen.

Ist der Steuerpflichtige ausschließlich im Homeoffice beruflich tätig und steht ihm bei seinem Arbeitgeber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, befindet sich der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer. Der unbegrenzte Abzug der Aufwendungen ist auch möglich, wenn der Steuerpflichtige mehrheitlich (mehr als 50%) im häuslichen Arbeitszimmer tätig wird (vgl. BFH-Urteil vom 23. Mai 2006 VI R 21/03). Im Streitfall wurde dem Arbeitnehmer ein Telearbeitsplatz eingerichtet, unter gleichzeitiger Reduzierung der betrieblichen Büroflächen und Schreibtische.

Übt der Steuerpflichtige seine Tätigkeit zeitlich überwiegend im Büro des Arbeitgebers aus, kommt ein Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zumindest bis zum Höchstbetrag von 1.250 EUR in Betracht, wenn es dem Steuerpflichtigen an den häuslichen Arbeitstagen untersagt ist, im Büro des Arbeitgebers tätig zu werden bzw. kein anderer Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung steht. Hat der Arbeitgeber während der Corona-Pandemie das Büro geschlossen, steht dem Arbeitnehmer i. d. R. kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Muss er deshalb von zu Hause arbeiten, eröffnet sich auch für diejenigen Steuerpflichtigen die Möglichkeit, Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Werbungskosten abzuziehen, denen der Abzug bisher verwehrt blieb. Zumindest für die Zeit, in denen die Arbeit im Homeoffice verrichtet werden musste, können Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 EUR berücksichtigt werden. Das Arbeitszimmer darf aber nur im untergeordneten Umfang (weniger als 10%) für private Zwecke mitbenutzt werden.

Ist das Arbeitszimmer nicht in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden (z. B. Anmietung eines weiteren Zimmers oder einer Wohnung außerhalb des eigenen Hausstandes), sind die durch die berufliche Nutzung veranlassten Aufwendungen grundsätzlich unbeschränkt als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abziehbar, sofern die betreffenden Räumlichkeiten nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden (vgl. BFH-Urteil vom 22. November 2006 X R 1/05).
Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers umfasst nach ständiger Rechtsprechung des BFH das häusliche Büro, d. h. einen abtrennbaren Arbeitsraum (kein Durchgangszimmer; kein Raumteiler), der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden und typischerweise mit Büromöbeln ausgestattet ist. Er dient dabei vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer Arbeiten (vgl. z.B. BFH-Urteil vom 8. Dezember 2011 VI R 13/11). Bei erstmaliger Berücksichtigung des Arbeitszimmers in der Einkommensteuererklärung verlangt das Finanzamt regelmäßig einen Grundriss der gesamten Wohnung inkl. Arbeitszimmer und Fotos des Arbeitszimmers, um die Voraussetzung zu überprüfen. In seltenen Fällen nimmt der Finanzbeamte (i. d. R. nach vorheriger Ankündigung) das Arbeitszimmer selbst in Augenschein.
Steuerliche Wirkung entfalten die selbst getragenen Aufwendungen aber nur dann, wenn der Steuerpflichtige tatsächlich wirtschaftlich belastet ist. Die Aufwendungen dürfen deshalb nicht von dritter Seite (z. B. vom Arbeitgeber) ersetzt werden. Erhält der Steuerpflichtige Ausgleichszahlungen vom Arbeitgeber für die betriebliche Nutzung privat angeschaffter Datenverarbeitungsgeräte (z. B. PC, Laptop, Drucker, Scanner, Software etc.) im Homeoffice, sind die Zahlungen steuerpflichtig. Die Aufwendungen für die Anschaffung der Geräte bleiben im Gegenzug als Werbungskosten abzugsfähig. Entsprechendes gilt auch für die private Anschaffung von Einrichtungsgegenständen und Möbeln sowie die ausgelegten Betriebskosten für die eingesetzten Arbeitsmittel (z. B. Stromkosten) oder die Aufwendungen für den Telefonanschluss, wenn die Kosten vom Arbeitgeber ersetzt werden.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitgeber die im Homeoffice verwendeten Geräte anschafft und sie dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlässt. Die Überlassung führt dann nicht zu Einkünften beim Arbeitnehmer. Die private (Mit-)Nutzung dieser, dem Arbeitgeber gehörenden, Geräte und Software ist steuerfrei. Das gilt auch für die private Nutzung des vom Arbeitgeber bezahlten Internetanschlusses. Werden die vom Arbeitgeber beschafften Geräte dem Arbeitnehmer übereignet, führt dies allerdings zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Zu den (anteilig) als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abzugsfähigen Aufwendungen gehören auch die gezahlte (Warm-)Miete bzw. die Abschreibungen (bei Eigentum der Wohnung). Daneben können Aufwendungen für Strom oder Versicherungen angesetzt werden. Renovierungs- und Instandhaltungsleistungen sind anteilig zu berücksichtigen, soweit Sie sich auf die gesamte Wohnung beziehen. Werden die Kosten einem einzelnen Raum zugeordnet, der ausschließlich oder mehr als in nur untergeordnetem Umfang privaten Wohnzwecken dient, sind die Aufwendungen nicht zu berücksichtigen (vgl. BFH-Urteil vom 14. Mai 2019 VIII R 16/15).

Vermietet der Arbeitnehmer sein Arbeitszimmer oder eine als Homeoffice genutzte Wohnung an den Arbeitgeber, sind die Mieteinkünfte beim Arbeitnehmer als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit oder als solche aus Vermietung und Verpachtung zu werten. Nur wenn die Mieteinkünfte zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung führen, sind die betreffenden Aufwendungen in vollem Umfang als Werbungskosten abzugsfähig und nicht auf 1.250 EUR begrenzt. Die einkommensteuerrechtliche Beurteilung hängt davon ab, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung erfolgt. Dient die Nutzungsüberlassung dabei in erster Linie dem Arbeitnehmer, liegen keine Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung vor.

Gegenwärtig noch nicht abschließend geklärt ist die Frage, ob ein bei der Arbeitnehmertätigkeit als Werbungskosten geltend gemachtes häusliches Arbeitszimmer bei der Veräußerung der Eigentumswohnung nicht den Wohnzwecken zugeordnet wird und so einen Veräußerungstatbestand der sonstigen Einkünfte erfüllt. Falls dem so wäre, müsste ein anteilig auf das Arbeitszimmer entfallender Veräußerungsgewinn der Besteuerung unterworfen werden (vgl. anhängiges BFH-Verfahren IX R 27/19 vom 20. November 2019).

Prof. Dr. Hagen Ackermann ist seit 2017 Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule Harz. Zuvor war er bei PricewaterhouseCoopers, einer der größten Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaften in Deutschland, beschäftigt. Er promovierte 2016 an der Magdeburger Universität. In der Landeshauptstadt ist er außerdem als selbstständiger Steuerberater tätig.

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